Dijital dönüşüm çağında artık çoğu veri buluta taşırken, kurumsal iletişim teknolojilerinde de yeni uygulamalar dikkat çekiyor. Peki şirketler 2018 yılında hangi iletişim teknolojilerinin etkisinde kalacak?
Kurumsal iletişim tamamen buluta taşınacak
Şirketlerin büyümesi ve globalleşmesi nedeniyle her geçen gün iletişim maliyetleri artıyor. Bu noktada büyük şirketlerin yazılım satın almak yerine yazılım kurduklarını görüyoruz. Bu zihniyet değişikliği, “hepsine uyan tek bir çözüm” bulunmaması olgusuna bağlanabilir. Hem iş hem de müşterilerine uygun bir yazılım, çalışan verimliliği, iş takibi ve yönetimi için de oldukça önemli diyebiliriz. Keza ekip ve organizasyon yönetimi için çağın gerekliliklerine uygun yazılımları kullanmak artık bir ihtiyaç değil, zorunluluk. O halde kurumsal iletişim teknolojileri için hangi uygulamaları ve kurumsal çözümleri tercih edebiliriz?
Cisco Spark: Kurumsal iletişim ve iş birliği oluşturma konusunda Cisco uzun yıllardır kurumsal çözümler üretiyor. Cisco Spark platformu, 2015’ten bu yana hizmet veriyor ve Cisco telefonları ve video konferans donanımları da dahil olmak üzere geleneksel iletişim çözümleri ile bütünleşiyor. Buna ek olarak, Cisco’nun etkileşimli dokunmatik ekranı Spark Board gibi yeni ürünler, kullanıcılara diğer tüm sağlayıcıların sunmadığı tamamen entegre ve yüksek teknoloji ürünü konferans salonu donanımları sağlıyor.
Cisco Spark ile gönderdiğiniz herşey uçtan uca şifreleniyor ve bu sayede şirketiniz için temel güvenlik önlemlerini en baştan almış oluyorsunuz. Bu sayede sadece hedeflenen kişiler ve kurumlarla, genele açık olmayan bir paylaşım yapıyorsunuz.
Microsoft Teams ve Skype for Business : Microsoft, 2011 yılına Skype’ı alması ile birlikte; yıllarca ses, video ve mesajlaşma gibi özellikler sunan uygulamayı iş dünyasının hizmetine sunmak için kullandı. Şu anda Skype for Business pek çok şirket tarafından online toplantılar için kullanılıyor. Ancak , 2017 yılında şirket yeni Teams ürünüyle Skype for Business’ın yerini alacağını açıkladı.
Teams yeniden yapılandırılmış olarak, ileti merkezli bir uygulama içeren bir arabirimle bulut tabanlı sesli ve görüntülü görüşme yapma imkanı sağlıyor. Hizmet henüz emekleme aşamasındayken, Microsoft Teams şuan için Cisco Spark ile iyi rekabet edebilecek gibi görünen gelişmiş iş birliği araçlarını sunuyor.
İş takibi uygulamalarını kullanın
Kurumsal hayatta hem büyük hem de küçük projeleri yürütmek çoğu zaman kolay değildir. Bazı işletmeler bütün iş süreçlerini kapsayan çözümleri tercih ederken, diğerleri ise sadece proje iletişim ve organizasyonu açısından çözüm üreten uygulamalara ihtiyaç duyuyorlar. Bu süreci kolaylaştırmak, işinizi, müşterilerinizi ve ekibinizi yönetmek için kullanabileceğiniz sosyal iletişim uygulamalarını şu şekilde sıralayabiliriz:
Asana: Sosyal network operasyonları içine daha etkin ekipleri koordine etmek ihtiyacını gördükten sonra Facebook kurucularından Dustin Moskovitz ve yazılım mühendisi Justin Rosenstein tarafından 2008 yılında oluşturuldu. Kısa süre sonra, daha fazla verimlilikten yararlanabilecek tek şirketlerin teknoloji devlerinin olmadığını fark ettiler .
Uygulama, organizasyondaki ekiplerin birlikte nasıl çalışması gerektiğini belirlemelerine izin veriyor. Trello ve Smartsheet gibi karmaşık proje yönetimi araçlarına kıyasla nispeten kullanımı kolay ve çok çeşitli iş alanlarında çalışan profesyonellerin kullanımına uygun. Özel özelliklere sahip tam özellikli proje yönetim araçlarının aksine Asana, aşırı yüklenmeyi önlemek için daha minimalist bir yaklaşım izliyor. Bu da beraberinde kullanım kolaylığı sağlıyor.
Asana hem desteği ile, bir web tarayıcısı ve bir mobil uygulaması yoluyla kullanabilirsiniz. Sınırlı gösterge panolarına ve arama işlevlerine, sınırsız görev projelerine ve konuşmalarına erişebilen ücretsiz sürüm, 15 ekip üyesini destekliyor. Daha büyük ekipler ve organizasyonlar için premium seçenekleri de sunuluyor. Uygulama şimdi Uber ve Airbnb’den Spotify, Bed Bath & Beyond’a ve hatta NASA’ya kadar birçok sektördeki şirketten oluşan 25.000 ücretli müşteri tarafından kullanılıyor.
Slack: Çevrimiçi iş uygulamaları deyince akla ilk gelen uygulamalardan birisi de Slack. Uygulama, belirli konular üzerinde ekip üyeleri ile mesajlaşma ve dosya paylaşımı yapma imkanı sağlıyor. Özel paylaşılan kanallar sayesinde birden fazla kuruluş aynı platform üzerinde çalışabiliyor ve konu ile ilgisi olmayan çalışanlar bu yazışmaları göremiyorlar. Slack’in özel paylaşılan kanalları, kullanıcıların özel gruplar oluşturmasına ve herkese açık arama sonuçlarında görünmeyecek bilgileri paylaşmasına olanak tanıyor. Grup yazışmaları dışında doğrudan mesajlaşma (DM) özelliği de bulunan uygulamaya, dilerseniz mobil platformlar üzerinden de ulaşabiliyorsunuz.
Trello: Son derece gelişmiş özelliklere ve zengin bi arayüze sahip Trello, dünya üzerinde 25 milyondan fazla kullanıcıya sahip bir iş yönetim uygulaması. Popüler olmasının en önemli nedeni ise çok fonksiyonlu özelliklerinin yanı sıra, kullanışlı bir uygulama olması. Kısaca Trello, neyin üzerinde çalışıldığını ve projelerin hangi süreçte, ne aşamada olduğunu tek bakışta anlatıyor. Trello, baştan sona bir projenin genel görünümünü sağlamak için iş akışlarını görselleştirme yöntemi olan Kanban’ın baz alıyor ve girdiğiniz board’lar, listeler ve kartları görselleştiriyor. Böylelikle oluşturduğunuz datayı görsel hale getirebiliyorsunuz.
Geleneksel proje yöneticilerini hedef alan proje yönetim uygulamalarının aksine uygulama, projeleri yönetmek isteyen herkes tarafından kullanılabilir ancak uzmanlaşmış ve karmaşık bir proje yönetimi aracı gerektirmediği için daha rahat bir şekilde çalışılabiliyor. Uygulamanın bir diğer önemli özelliği ise, diğer uygulamalarla entegre edilebiliyor olması. Bu API entegrasyonları, kullanıcıların doğrudan Trello‘dan Google Drive, Slack ve Salesforce gibi online çalışma ortamlarına erişmesine izin veriyor.
Resmi yazışmalarda KEP kullanımı artık zorunlu
Konumuz kurumsal iletişim teknolojileri olunca resmi yazışmaları da göz ardı etmemek gerekiyor. Bu konuda da TÜRKKEP Genel Müdür Yardımcısı Levent Karadağ’dan Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) kullanımı hakkında bilgi aldım. KEP, yasal geçerli ve güvenli e-posta olarak, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu ile 1 Temmuz 2012 tarihinden itibaren yürürlüğe girdi ve şuan neredeyse bütün kamu kurumları tarafından kullanılıyor. Elektronik ortamda yasal geçerliliği olan, güvenilir, inkâr edilemez bir e-belge ve yasal bildirim aracı olarak kullanılan KEP sistemi sayesinde hem kurumlar hem bireyler ticari, hukuki ve resmi işlerini çok daha güvenli, hızlı, verimli ve tasarruflu şekilde yönetebiliyor. Bu sayede iş süreçleri de dijitalleşerek, iletişim maliyetleri azalıyor.
2017 sonu itibariyle 158 kamu kurum ve kuruluşu, şifreli elektronik yazışma paketleri kullanarak, çok gizli yazıların dışında yazışmaları Kayıtlı Elektronik Yazışma (KEP) ile yapmaya başladı. KEP, sistemi güvenli ve aynı zamanda kanun hükmünde delil olarak değerlendiriliyor. Yani resmi evrak olarak kabul ediliyor.
TÜRKKEP hizmetlerini, kurumunuzun yaptığı resmi, hukuki ve ticari yazışmalar ve belge paylaşımlarınızın yanı sıra; müşterileriniz, personeliniz, üyeleriniz, iş ortaklarınız, çalıştığınız şirketler, kamu kuruluşları ve diğer tüm kurumlarla yürüttüğünüz ilişkiler çerçevesinde aşağıdaki işlemlerin tamamında kullanabiliyorsunuz.
KEP Kullanıldığı bazı alanlar;
- Resmi, özel ve ticari her türlü belge ve yazı
- Kamu Kurumları arasında ve kurum içi yazışmalar
- Kurumlar, şirketler ve şahıslar arasında yazışmalar
- Beyanname
- Bildirim / Başvuru
- Tebligat
- İhtar / İhbar / Teyit / Dilekçe
- İştirak Taahhütnamesi
- Abonelik / Üyelik
- Elektronik Fatura
- Duyuru / Dilekçe
- Banka Hesap Ekstreleri / Kredi Kartı Ekstreleri
- Ödeme Emri
- Sipariş / Sipariş Onay
- Sözleşme / Teklif / Kira Kontratı
- Sigorta İşlemleri
- Fatura / Mutabakat / dekont / Makbuz
- Kredi Başvuruları
- Bordro / İzin formları
- İhale Teklifleri
- Şirket İçi Yazışmalar
- Müşteri Bilgilendirme / Mutabakat / İtiraz
- Telif Hakkı / Çağrı
Kişisel Verileri Koruma Kanunu gereği, herhangi bir kuruma KEP ile kişisel verilerinizi ne amaçla kullanıldığını sorabilir, özel durumlar halinde bilgilerinizi sildirebilirsiniz.
