İş yazışmalarında WhatsApp kullanmayın!

0

Hayatımızın gün geçtikçe dijitalleşmesi ile birlikte iletişim kurma şeklimiz de değişiyor. Artık ücretsiz pek çok mobil uygulama sayesinde birbirimizle görüntülü konuşabiliyor, dosya, fotoğraf ve video gönderebiliyoruz. Uygulamaların sunmuş olduğu bu kolaylıklara iş dünyası da daha fazla kayıtsız kalamadı ve artık iş yazışmalarında yoğun olarak WhatsApp kullanılıyor. Ancak iş yazışmalarında WhatsApp kullanmak bazı riskleri de beraberinde getiriyor.

WhatsApp’la mobbing vakalarında artış var

WhatsApp’la mobbingin ne alakası var demeyin. Çalışanlar üzerinde uygulanan mobbing teknolojin ilerlemesi ile birlikte dijital zorbalığa dönüştü. Çalışanların her anını kaydeden kameralar, binaya giriş çıkışı denetleyen kart sistemleri, performans ölçümü için kullanılan yazılımlar, bitmeyen WhatsApp grup mesajları…İş saatleri dışında bir çalışana mail atılması, telefon açılması veya WhatsApp’tan mesaj atılması psikolojik taciz kapsamına girebiliyor. Keza WhatsApp mesajları ne yıllık izin dinliyor, ne de hafta sonu tatili…

Şirket yöneticileri tarafından oluşturulan WhatsApp grupları ile çalışanlar 7/24 işle ilgili mesajlar alabiliyorlar. Grup mesajlarını takip etmemek ve yöneticisini cevapsız bırakmak gibi seçenekler haliyle mümkün değil. Konuşmaların saatleri de fark etmiyor. Örneğin hafta sonu tatilindeyken müdürünüz pazar gününden yapılacak işlerin listesini paylaşmaya başlıyor. Bu durum sürekli  hale geldiğinde ise çalışanlar için kabus dolu günler başlıyor. Mobbing kapsamına giren bu davranışlar çalışanların psikolojisini bozabiliyor. Bu şekilde sürekli tacize maruz kalan çalışanlar, grup yazışmalarının ekran görüntülerini alarak mahkemeye başvurabiliyor.

Grup yazışmalarının bir başka olumsuz tarafı ise çalışanların yöneticileri tarafından aşağılama, duygusal taciz, toplum içinde küçük düşürülme ve duygusal taciz gibi olumsuz davranışlara maruz kalması. Bütün şirketin veya departmanın gördüğü bir yazışma içerinde çalışanlar müdürlerinin olmadık sözlerine ve imalarına maruz kalabiliyorlar. Siz böyle bir durumda kalsaydınız ne hissederdiniz? Emin olun buna maruz kalanlar çok da iyi şeyler hissetmiyor!

Neden iş yazışmalarında WhatsApp kullanmamalısınız?

Arşivleme / Geri Alma / Arama sorunları: Anlık mesajlaşma uygulamalarının en büyük problemlerinden biri de arşivleme özelliği. İş yaşamının doğası gereği arşivleme oldukça önemli. İş takibinin yapılması ve işlerin organize edilmesi konusunda mailinizle entegre pek çok iş yazılımı mevcut. Bu yazılımları kullanarak daha verimli çalışma grupları oluşturabilirsiniz. Ayrıca size gönderilen fotoğraf ve dosyaların düzgün bir şekilde arşivlenmesi ve arandığında bulunabilmesi gerekiyor. Telefonunuzun kapasitesini göz önünde bulundurduğumuzda bu pek mümkün görünmüyor.

WhatsApp’taki renkler yanıltıcı olabilir: Grafik tasarım gibi yaratıcı medya işlerinde çalışıyorsanız ve renkler sizin için önemliyse WhatsApp sizi yanıltabilir. Bunun nedeni ise grafiklerdeki renklerin elektronik cihazlar tarafından farklı oluşturulması. Özellikle baskıya göndereceğiniz bir iş varsa mutlaka iyi kalibre edilmiş bir ekranda renk kontrolünüzü yapın.

Fotoğraflarda kalite kaybı: Benzer bir sorun fotoğraflarda görülüyor.  WhatsApp’ın görüntü sıkıştırma algoritması, görüntünün kalitesinde kayıplara yol açar. Bu düşük kaliteli görüntüleri iş için kullanmanız pek uygun olmaz. Müşterilerinizin pazarlama çalışmaları için yüksek kaliteli resimler gerektiğinden, fotoğrafların  e-postayla gönderilmesi daha uygun olacaktır.

E-posta daha fazla güvenlik sunar: Mobil uygulamalar, e-posta hesaplarına kıyasla güvenlik açısından daha zayıftır. Unutmayın ki bir uygulamayı yüklediğinizde pek çok bilgiye erişim için onay veriyoruz.

Şifrelerinizi ve ticari sırlarınızı paylaşmayın: Uzun zamandır hackerlar ve bilgi güvenliği alanında çalışan uzmanlar WhatsApp’ın kolayca nasıl hacklenebildiğini anlatıyor. Keza internette bu konuda milyonlarca içerik bulunuyor. Üzgünüm, WhatsApp şirket yazışmalarınız için uygun bir platform değil. Gene de vazgeçemem diyorsanız, hiç olmazsa şifrelerinizi ve ticari sırlarınızı WhatsApp’ta paylaşmayın.

Ayrıca son zamanlarda Facebook ve veri gizliliği konusu oldukça gündemde. WhatsApp numaralarınızın ve paylaştığınız özel bilgilerin başkasının eline geçtiğini ve pazarlama amacıyla kullanıldığını bir düşünün. Sadece pazarlama değil, güvenliğinizi tehdit edecek konularda da bu bilgiler kullanılabilir.

Cevap bırakın