Evden çalışırken verimliliğinizi artıracak ipuçları

0

workÖzellikle beyaz yakalıların hayali olan uzaktan yani evden ya da ofis dışında istenilen herhangi bir yerden çalışmanın sadece çalışanlar için değil şirketler için de birçok artısı var. Uzaktan çalışmak, işverenler için maliyet avantajı ve verimlilik artışı sağlarken, çalışanlar için ise özellikle İstanbul gibi metropollerde trafikte geçirilen zaman kayıplarını önlüyor ve etkin bir zaman yönetiminin yapılmasına katkıda bulunuyor.

Son yıllarda iş dünyasında bir önceki jenerasyona göre rahatına ve özgürlüğüne daha düşkün olan yeni neslin yani Y ve kısmen Z kuşağının ağırlığın artması uzaktan çalışma ihtiyacını körüklemiş durumda. Gelen taleplere uzaktan çalışmayı mümkün kılacak teknolojik gelişmeler eklenince yasalar da bu duruma kayıtsız kalamadı haliyle. Mayıs 2016’da 4857 sayılı İş Kanunu’nun 14’üncü maddesine yapılan eklemeyle uzaktan çalışma uygulaması ülkemizde de yasal hale getirildi. Akabinde bu uygulamanın ilk örnekleri de gelmeye başladı. ING Bank, Aralık 2016’nın son günlerinde haftada iki gün evden çalışma modeline geçtiğini duyurdu. Yasaya ve talebe rağmen evden çalışmanın kurumsallaştırılması meselesi beyaz yakalılar için henüz beklenilen hızda gitmiyor. Şimdilik uzaktan mesela evindeki kanepesinde uzanırken ya da Starbucks’ta kahvesini yudumlarken çalışabilmenin keyfine daha çok girişimciler ya da daha küçük ölçekli ve teknoloji odaklı şirketlerin, ajansların vardığını söyleyebiliriz. Burada büyük ölçekli şirketlerin önündeki en büyük bariyer para harcamaya çok yanaşmadıkları BT altyapıları ve diğer teknolojik ekipmanlar ile elbette değişmeyen bazı geleneksel kafalar. Değiştirmeye gücümüzün yetmeyeceği algı konusu bir kenara evden ya da uzaktan herhangi bir yerden çalışırken teknolojinin bize sunduğu nimetlerin verimliliğimizi nasıl artırdığını anlatarak bu geçiş sürecini pekala hızlandırmaya katkıda bulunabiliriz. Verimlilik sadece teknoloji endeksli olmuyor elbette, evden çalışan kişinin işteki disiplinini kendi ortamında yaratması da son derece önemli. Gelin bazı ipuçları ile evden çalışırken verimliliği yakalama meselesini biraz kurcalayalım.
evden çalışma
Bir plan oluşturun ve mola vererek çalışın 

Eğer her sabah hazırlanıp ofise gitmeniz gerekmiyorsa uyumaya devam etmek size daha cazip gelebilir. Ve hatta gece daha verimli çalışabilenlerdenseniz uyumak çok da yanlış bir tercih olmayacaktır. Aslında yapmanız gereken sizin için hangisinin daha iyi olduğuna karar vermek. Hangi saatlerde daha verimli çalıştığınıza karar verin ve kendinize ona göre bir plan hazırlayın. Çalışırken evde dahi olsanız mola vermek çok önemli. Çünkü aralıksız bir çalışma çok da verimli olmayacaktır. Yemek yemek için, dinlenmek için ve hareket etmek için mutlaka mola vermeniz gerekli.  
Evden çalışırken iş ortamındaki kadar katı olmasa kendi içinizde bir disiplin yakalamanız, planlı-programlı olmanız büyük önem taşıyor. Bu anlamda günlük programınızı telefon veya bilgisayarınızın dijital takvimine girerek istediğiniz zaman ulaşılabilir olmasını sağlayabilirsiniz. Örneğin Toggl hangi iş üzerinde ne kadar zaman harcadığınızı görebilmenizi sağlayan çok güzel bir uygulama. Bu uygulama ile bilgisayar ya da akıllı telefonunuzdan küçük bir iş ya da büyük bir proje için ne kadar zaman harcadığınızı görebilirsiniz. Ayrıca uygulamada yaratacağınız zaman çizelgelerini işvereninize gönderebilirsiniz.

Bulut tabanlı dosya paylaşımını kullanın
Evet, yukarıda bahsettiğim gibi uzaktan çalışmanın pek çok avantajı var. Bu nedenle hayatına imrenerek baktığınız bazı arkadaşlarınız ofis yerine bir kafe veya kütüphaneden çalışmayı tercih ediyorlar. Ancak uzaktan çalışırken karşılaşacağınız olası sorunlar da yok değil. Örneğin bazı durumlarda işinizle ilgili dosyalara ulaşmakta sorun yaşayabilirsiniz. Sorunun en garanti çözümü ise tüm dosyalarınızı saklayabileceğiniz bulut tabanlı bir sistem. Dropbox ve Quip uygulamaları dosyalarınızı kaydedebilmenize ve istediğiniz her an erişebilmenize imkan veriyor. Buna ek olarak her iki programda da dosya paylaşımı yapmak mümkün.

İş arkadaşlarınızla bağlantıda kalın

Evden çalışıyor olmanız yalnız çalıştığınız anlamına gelmez. İş arkadaşlarınızla yaptığınız bir proje üzere üzerinde konuşmak için belli aralıklarla ofise gitmek zorunda olmanız zaman kaybı yaratacaktır. Ancak Chatter, Skype, Google Hangouts ve Slack gibi uygulamalar sizi bu durumdan kurtarıyor.
slack
Chatter kullanıcılarına istenilen yerden istenilen zamanda dosya ve veri bağlantısı kurma ve iş arkadaşları ile iletişime geçme imkanı sunuyor. Skype ile masa üstü veya mobilden görüşmeler yapmak mümkün. Telefon konuşmaları e-postadan daha iyi olsa da bazen düşünceleri anlayabilmek için konuşulan kişinin yüzünü de görmek gerekir. Google Hangouts kullanıcılara mesaj, video gönderme ve sesli arama yapma imkanı veriyor. Slack ise her şeyden biraz yapabiliyor: doğrudan mesajlaşma, dosya paylaşımı, önceden oluşturulmuş entegrasyonlar ve özel kanallar bunlardan bazıları. Eğer ihtiyacınız olan çoklu işlem yapan bir uygulama ise Slack tam size göre. 

Eklentileri kullanın

Eğer bir projenin ortasındaysanız ve aynı zaman sevgilinize laf yetiştirmek için Facebook’a girmeniz gerekiyorsa bunun için size yardımcı olacak plugin’ler mevcut. Firefox  için LeechBlock, Safari için WasteNoTime ve Chrome için  StayFocusd kullanabileceğiniz uygulamalar. Bu web eklentileri iki işi aynı anda yapmanızı sağlıyor. 

Gelelim ekipman meselesine

Ekipman işi son derece kişisel ve yaptığınız işe göre değişecek bir ihtiyaç. Örneğin evden çalışan bir tasarımcı ya da illüstratör iseniz son derece güçlü bir iMac’e ihtiyacınız olacakken, bir teknoloji sitesine uzaktan yazılar yazan biri iseniz photoshop, office gibi basit programları kullanabileceğiniz bir ortalama bir dizüstü bilgisayar işinizi görecektir. Her ikisinde verimlilik yine işinizi en fazla kolaylaştıracak doğru programları kullanmakta bitiyor. Örneğin bu yazıyı hazırlarken kendisiyle ilk saatlerini geçirdiğim yeni MacBook Pro neredeyse tüm kısa yolları gözünün önüne koymanıza imkan veren Touch Bar’ı ile işinize hem verim hem de keyif katacak cihazlardan. Bir de son dönemin popüler mesleği YouTuber olma konusu var. Bu işin demirbaş ekipmanları kamera(iyi kamerası olan bir akıllı telefon), mikrofon ve tripot. Peki ofisle kıyısından köşesinden bağı olmayan bu işte verimliliğin anahtarı ne olabilir? Bu soruyu yönelttiğim bu işin piri arkadaşım Timur Akkurt’a göre; video üretiminde verimli olmanın üç teknolojik anahtarı var; kaliteli bir bilgisayar, içeriğe uygun bir mikrofon ve ortama uygun bir ışık. Ama video işinin pek de sınırları olmadığı için aslında en verimli ekipman duruma ve içeriğe göre seçilen ekipmandır da diyebiliriz.

Öte yandan ne iş yaparsanız yapın eninde sonunda yorulup mola veriyorsunuz. Molalar için evden çalışan kişinin olmazsa olmazı ise çay ya da kahve. Siz de benim gibi çalışırken ancak çok kısa aralar ile konsantrasyonunu güçlü tutabilen biri iseniz kahve ya da çay işinizi merasime dönüştürmeden çözecek biraz teknolojik bir cihaza ihtiyacınız olacak.  

Görsel kaynak:waleshrnetwork.cymru
 

Cevap bırakın