Ekip içi iletişim platformu Slack’i verimli kullanmak için tüyolar

0

slack 5Son yıllarda iş dünyasının ortak problemlerinin başında verimlilik, üretkenlik gibi meseleler geliyor. Aslında her yerde karşımıza çıkan dijital dönüşüm hikayelerinin de temelinde bunlar var. Ofiste, sahada ya da ofis dışındaki çalışmalarda çalışanlar arasındaki iletişimi, koordinasyonu en iyi şekilde kurgulamak tüm iş disiplinleri için dijital değişim ile hayata geçirilecekler listenin ilk sırasında yer alıyor diyebiliriz.

Bunu başarmanın yolu iş süreçlerine yeni nesil bazı dijital iletişim araçlarını dahil etmekten geçiyor. Bu araçlar içerisinde son dönemlerde öne çıkan grup  mesajlaşma uygulamalarının kurumsal dünya tarafından şirket içi iletişimdeki yaygınlığı hızla artıyor. Anlık mesajlaşma uygulamaları içinde en popüler platform olan Whatssapp’ın geçtiğimiz günlerde işletmeler için mesajlaşma servisinin testlerine başlaması bu alandaki ciddi talebin göstergesi niteliğinde. Mesajlaşma uygulamaları içinde doğrudan çalışanlara odaklanan Slack ise ülkemizde hala yeteri kadar popüler olmasa da kurumsal mesajlaşma alanında şu an için en iyi uygulama görünümünde.

Değeri 4 milyar doları aşan Slack’i benzer uygulamalar içerisinde bu kadar başarılı kılan çok fazla özellik var. Örneğin birçok 3. parti platform ve yazılım araçlarını Slack’e entegre edebiliyorsunuz. Bunlar arasında Google Drive, Dropbox, Salesforce ve çok sayıda bot var. Bunun dışında dosya paylaşımına imkan vermesi, etkili geçmiş paylaşımları arama ve farklı kanalları yönetebilme Slack’in diğer yetenekleri. Farklı bir uygulamadan uyarı, destek talebi ya da uyarı geldiğinde bunu Slack’ten görüp ekibinizle haberleşmeniz ve görev paylaşımı yapmanız da mümkün. Tüm mobil platformda mevcut olan Slack’i, Windows ve Mac için masa üstünde de kullanabiliyorsunuz.
SLACK 6
5 milyon çalışanın bir bildiği vardır
Güncel verilere göre 5 milyon kullanıcı sayısına ulaşan Slack’ten 1,5 milyon kişi ücret ödeyerek premium olarak faydalanıyor. Slack üzerinde toplamda aylık olarak 100 milyon saat vakit geçiriliyor. Bu çok sağlam istatistikler Fortune 100 şirketlerinin yüzde 77’si tarafından kullanılan Slack’i sektör için ilham kaynağı haline getirmiş durumda. Örneğin Microsoft geçtiğimiz günlerde Slack rakibi uygulaması Teams’i Türkiye dahil 181 ülkede kullanımına sundu. Teams, grup oluşturma, özel mesajlaşma, dahili Skype desteği, GIF, emoji kullanımı, Office 365 uygulamaları ve OneDrive desteği gibi önemli özellikler sunuyor. Tüm bu özelliklerine rağmen Teams ne kadar başarılı olur bilinmez ama Slack’in kazandığı başarı, sunduğu fonksiyonel özellikler ve sektördeki popülaritesi ortada iken henüz Slack’le tanışmadıysanız bu uygulamaya bir şans verin derim. Slack’i kullanmaya başlamak ise son derece kolay. Uygulamayı indirdikten sonra bir isimle şifre belirleyip ücretsiz olarak takım oluşturup, ardından çalışanlarınızı ya da iş arkadaşlarımızı uygulamaya davet edebiliyorsunuz. Bu kadar basit, ancak eminim işin biraz daha detayına inip Slack’ten daha fazla verim almak isteyenleriniz de vardır. Slack’ten işim için en iyi şekilde nasıl istifade ederim diye soranlarınız için bu uygulama ile ilgili deneyimlerimi maddeler halinde paylaşıyorum.

1-Amacınıza uygun hesaplar oluşturun
Slack’in temel fonksiyonlarını kullanmak ücretsiz, ancak uygulama ücret ödeyerek kullanabildiğiniz bazı özelliklere de sahip. Örneğin Slack uygulamasını kullanmak için ödeme yapıyorsanız istediğiniz şekilde hesaplar oluşturma imkanınız var. Yani herkesin görebildiği genel hesaplar yerine özelleştirilmiş hesaplar oluşturarak yalnızca istediğiniz konu ile ilgili olan kişileri gruba davet edebiliyorsunuz. Örneğin bazı ajansların üzerinde günlük konuları konuşmak ve yöneticilerle önemli güncellemeleri paylaşmak için iki ayrı hesapları olduğunu söyleyebilirim.

2-Beklentilerinizi yönetin
Slack uygulamasını kendi şirketiniz içinde kullanmakla dışarıya açmak arasında fark var. Sizin çalışanlarınız kendi işlerine odaklanmış durumdadır ancak iletişimde olunan şirket dışı diğer çalışanların kendi müşterileri, kendi sorumlulukları mevcut malum. Başka bir deyişle kendi çalışanlarınızdan mesajlara hemen cevap vermelerini beklerken başka bir şirket çalışanı o anda farklı işlerle meşgul olabileceğinden aynı hızda cevap vermesini beklemek doğru olmayacaktır.

3-Bağlantıyı kurun
Uzaktan yürütülen bir projenin en önemli noktası çalışanlar arası bağlantıyı sağlamaktır. Slack’te yer alan kişilerin fotoğraf ve iş bilgilerinin yer aldığı profil bilgileri özelliği sayesinde projedeki çalışanları daha kolay tanımak mümkün.

4-Slack ile uyarı bombardımanından yırtın
Slack üzerinde doğrudan mesaj, konuşmada yalnızca adınız geçtiğinde uyarı gelmesi şeklindeki özellikler sayesinde uyarı bombardımanına maruz kalmadan konuşmaları takip etmeniz mümkün.

5-Çapraz takım konuşmaları oluşturun
Projeler gelişip, takımlar büyüdükçe yeni projeleri yönetmek için ek kanal ihtiyacı ortaya çıkabilir. Bu durumda kısa süreli çapraz takım konuşmaları yaparak daha işinizi daha kolay takip edebilirsiniz.

6-Kısa yolları kullanın
Sık kullandığınız komutların kısa yollarını öğrenirseniz, Slack’te çok daha hızlı ve verimli çalışabilirsiniz. Mac ve Windows masaüstü sürümlerinde kısa yolların çok benzer olduğunu not olarak ekleyeyim.

7-Eğlenceyi arttırmak stresi azaltmak için emoji kullanın
Sevin ya da sevmeyin insanlar bu küçük resimleri işte dahil her alanda kullanıyor. Gerçekten de konuşmalarınızda emoji kullanmak kişiselliği ve sıcaklığı arttırır, özellikle uzaktan yapılan konuşmalarda. Bu ise takım çalışmasında çok önemli bir konu, emin olabilirsiniz. Slack’teki popüler bağlantılardan olan Giphy ile gif paylaşımı yapmanız da mümkün.

8-Konumunuzu paylaşın
Kalabalık ekiplerde özellikle seyahat ve konumların değişken olduğu durumlarda uygulama üzerinde konum belirtmek ya da nereye seyahat ettiğinizi paylaşmak mümkün. Örneğin Paris’e seyahat ediyorsanız profilinizde Fransa bayrağı ya da Eiffel Kulesi resmi ile bunu paylaşabilirsiniz.

Açılış görsel için kaynak: designingdigitally.com

Cevap bırakın