İşlerimiz, kişisel hayatımız birçok konuda e-postalara bağlı, ancak bizi yavaşlatan ve verimliliğimizi düşüren bu sistemin alternatifleri var.
Teknolojiyle içiçe geçen yılların sayısı arttıkça, elektronik posta da yaşını göstermeye başladı. İç iletişimde verimsizliği ile daha çok masaüstü sistemlerin zamanında kalan e-posta, günümüzün mobil dünyasında daha iyi seçeneklerle yer değiştirmek zorunda. Bir düşünsenize, akıllı telefonunuzdan e-posta ekleri indirmeye çalışırken kaç kez hayata küstünüz?
Artık modern, mobilde çalışmaya hazır ve mobilin yeteneklerinden faydalanabilen çözümler kullanabilirsiniz. Alternatifleri belirlerken, e-postadan çok mesajlaşmaya alışık nesillerin ihtiyaçlarına yanıt verebilen; bunları yaparken de, diğer yandan verimliliği artırarak, genç çalışanların konsantrasyonunu koruması gerekiyordu. Bahsedeceğimiz seçeneklerin avantajları olduğu gibi devazantajları da var, dolayısıyla bunlara bakarak hangi iş için daha uygun olduklarını görebilirsiniz.
Slack
Ekip iletişimini vurgulayan bir yazılım olan Slack, aslında gerçek zamanlı bir sohbet sistemi. Farklı kanallar oluşturmanız mümkün, böylece alt ekipler ya da projeler için bunları kullanabilirsiniz. Ayrıca çalışanlar da özel mesaj kutularına sahip, böylece anında bir başkasıyla birebir diyaloğa girilebiliyor. Slack, doküman yüklemeye de olanak sağladığı gibi, Dropbox, Google Drive gibi bulut depolama ile Twitter gibi üçüncü taraf hizmetlere entegre olabiliyor.
İnternetin ilk yıllarında yaygın olan sohbet sunucularındaki gibi kanallar oluşturulabilen Slack’in bir özelliği de, özel kanalları desteklemesi. Bu kanallardaki konuşmalar, sadece kanalın üyelerince görülebiliyor. Gruba üye değilse, Slack sisteminin yöneticisi dahi buradaki mesajları göremiyor. Bu sayede gizlilik içeren yazışmalar buradan yapılabiliyor, dosyalar da buradan gönderilebiliyor.
Kanallar, herkese açık ya da özel olmalarından bağımsız olarak, canlı bir akışa sahipler. Son atılan mesaj en altta yer alıyor, bu da onu e-postadan ziyade sohbet tabanlı bir sistem yapıyor. Tıpkı Twitter’da olduğu gibi kullanıcı adlarının başına @ koyarak, onların bildirim alacağı şekilde mesaj gönderilebiliyor.
Çalışanlarla sesli ve görüntülü sohbet için testler yapan Slack, böylece farklı konumlardaki çalışanların iletişimini güçlendirmeyi hedefliyor. Ayrıca, web tarayıcılar üzerinde çalışabildiği gibi iOS ile Android uygulamaları da bulunuyor. En başarılı yanı ise arama özelliği. Bir müşteriyle ilgili bir arama yaptığınızda, kanallara göre düzenlenmiş bir şekilde içerikler karşınıza dökülüyor. Önizlemede ise sözcüğün geçtiği yer öne çıkartılmış olarak görülüyor, böylece konunun ne olduğu hakkında hızlıca fikriniz oluyor. Kullanıcı başı ödeme yaparak kullanabileceğiniz Slack, son 10 bin mesajı sakladığı ücretsiz sürümüyle de ufak projeler için birebir.
Yammer
2012 yılında Microsoft tarafından 1 milyar dolara satın aldığı Yammer, Office 365’in içerisinde yerini aldı. İletişim ve doküman paylaşımı için kullanılan sistem, Microsoft’un SharePoint depolarına entegre edilebiliyor. Benzer seçeneklere göre daha kurumsal bir havası olan Yammer, kullanıcının alan adına tanımlanıyor. Yani sirketiniz.com.tr adresinden girilebiliyor.
Bireysel kullanımın yanı sıra, ekipler için de kullanım seçenekleri sunan platform, Office dosyaları, PDF, görüntü ve videolarda paylaşma, yorum yapma, ortak çalışma imkânı sunuyor. Dosyalar resmi içerik olarak tanımlandığında ise yalnız okunur hâle getiriliyor ve aramalarda üstte çıkıyor.
Asana
Görev odaklı bir sistem olan Asana’da çalışanlara işlerini atayabilir, bitiş tarihlerini belirleyebilir ve bu görevlerle ilgili konuşmalar yapabilirsiniz.
Takvim görünümü önünüzdeki bitiş tarihlerini aylık düzende görmenizi sağlıyor. Yazılımda bir genel pano da mevcut; çekici grafikler projelerin durumunu görselleştirirken, proje yöneticilerinin iş yoğunluklarını planlamasını ve son dakikaya kalmamalarını kolaylaştırıyor.
Takım üyelerinin sahip olduğu Gelen Kutusu içinde hangi görevlerin kendilerine atandığı ya da grup diyaloğunda kimin ne yaptığı ve yorumlar görülebiliyor. Dosya eklentileri de bu konuşmalara eklenebiliyor, ancak 100 MB’lık bir boyut kısıtı var. Daha büyük dosyalar ise Dropbox ve Google Drive’a yüklenebiliyor.
Yazılım, 15 kişilik ekiplere kadar ücretsiz kullanılabiliyor ama veri aktarma ya da sınırsız pano oluşturma gibi özellikler, kullanıcı başı aylık ücret ödenen Premium hesap ile etkinleşiyor.
Teamwork
Hiyerarşi ilişkisine dayalı bir proje yönetim sistemi olan Teamwork’te, her projenin alt projeleri ve kendine has ayarları olabiliyor.
Hassas veriler, görev listeleri özel seçildiği taktirde, belirli kişilerin görebileceği şekilde kısıtlanıyor. Böylece finansal detaylar gibi kritik bilgiler sadece bilmesi gerekenlerce görülüyor. Ayrıca görevlere önkoşullar atanabiliyor. Böylece A işi yapılmadan önce B’nin tamamlanması gerekiyorsa, bunu ayarlayabiliyorsunuz.
Gantt şeması kullanan yazılım, projelerin tıkandığı noktaları proje yöneticilerine göstererek süreç kalitesini artırıyor ve kaynak israfını önlüyor. İletişim araçları içinde grup ve özel mesajlaşma, yorumlar, not defterleri yer alıyor. Ayrıca faturalama araçları da e-postaya olan bağımlılığı azaltıyor. İlk 30 gün ücretsiz kullanım hakkı veren Teamwork, proje ve alan başı fiyatlarla satılıyor.
