Günümüzde artık kimse kimseye “e-posta adresin var mı?” diye sormuyor. E-posta yoluyla gönderilecek bir mesaj olduğunda “Hangi e-posta adresine göndereyim?” diye soruluyor. Çünkü herkesin birden çok hatta bazılarımızın da 2 haneli rakamlara ulaşan sayıda e-posta hesapları bulunuyor.
Her geçen gün bu hesaplara yüzlerce hatta toplam olarak bakılırsa binlerce mesaj ulaşıyor. Eğer bu mesajlar ve mesajlaşma trafiği iyi bir biçimde yönetilemezse ciddi zaman ve iş kayıpları oluşuyor. Özellikle iş yerlerinde yüksek verimle çalışabilmek için e-postalar ile ilgili neler yapılabileceğini, bu mesajlaşma sürecinin nasıl yönetilebileceğini maddeler halinde anlatmaya çalışacağım.
Sürekli Sesli Uyarılara Hayır !
Dikkat dağılması işe olan odaklanmanızı etkiler. E-posta kutunuza her gelen mesajın sürekli sizi bir ses ile uyarması dikkatinizi dağıtacaktır. Başka bir iş yapsanız bile duyduğunuz sesin etkisi ile aklınız yeni gelen mesaja bakmaya takılı olacak. Kullandığınız e-posta programının ayarları ile oynayarak anlık bildirim yerine belirli zaman dilimleri arasında uyarı almayı sağlayarak işinize daha odaklı çalışabilirsiniz.
E-postaların Kontrol Zamanı
Size gönderilmiş olan e-postalarınızı kafanızın daha dinç, acelenizin olmadığı ve daha verimli olabileceğinizi düşündüğünüz zamanlarda kontrol ederek sakin bir ortamda cevap vermeyi alışkanlık haline getirmeye çalışın. Çünkü günün yoğun iş temposunda dikkatinizin dağınık olduğu zamanlarda hem çok fazla verimli olamazsınız hem de kontrol ettiğiniz e-postalarınızda dikkatiniz dağınık olacağı için siber dolandırıcıların ağlarına takılmanız çok daha kolay olur.
E-postanın Konu Kısmı Önemli
Birine e-posta yoluyla mesaj gönderiyorsanız konu bölümünü nasıl kullandığınızın önemi büyüktür. Bu alanı olabildiği kadar net ve e-posta hakkında açıklayıcı kısa bilgi vererek doldurmalısınız. Konu bölümünü asla boş bırakmayın ve bu alanda çok fazla kısaltma yapmayın. Muğlak ifadeler ve simgeler konunun anlatılmak istenenden çok farklı algılanmasına sebep olabilir. Hatta konu başlığı yüzünden SPAM klasörüne bile düşebilirsiniz.
Almak İstemediğiniz E-postaların Aboneliklerinden Ayrılın
Hiç ilginiz olmayan fakat sürekli posta kutunuzu meşgul eden iletiler mutlaka vardır. Hem vakit hem de işgücü kaybı yaratan bu mesajları engellemek daha verimli çalışmanızı sağlar. Bu e-postalardan kurtulmak için ileti içindeki “abonelikten çık” veya benzeri seçenekleri kullanabilirsiniz. Böyle bir seçenek yoksa da ileti almak istemediğinizi e-postayı size gönderen adrese geri dönüş yaparak ileti almak istemediğinizi bildirin.
Konuya Odaklanın
Göndereceğiniz mesajda birden çok konu yerine tek bir konuya odaklanmak daha anlaşır olmanızı sağlarken esas mesajınızı da çok daha net verebilirsiniz.. Uzun mesajlarda paragraflar arası mutlaka boşluk bırakın ve imla kurallarına dikkat etmeyi de ihmal etmeyin.
Ekinde Dosya Varsa
Gönderdiğiniz e-postanın ekinde br dosya bulunuyorsa bu ek dosyada ne bulunduğunu açıklayıcı bir yazı ile mutlaka belirtin. Böylece ekte göndermiş olduğunuz dosyanın tam olarak ne olduğunu ve ne amaçla gönderildiğini açık ve net olarak ön yazıda ifade ederseniz çok daha sağlıklı bir iletişim sağlanacağı için gereksiz yazışma ve telefonlaşma trafiği yaşamadan iş verimliliğini arttırmış olursunuz.
Çevre Dostu Olun! E-postaları Basmadan Okuyun
Bazı kişilerin mesajları kağıt üzerine basmadan okuyup anlamaları çok zordur. Bu kişiler gelen her mesajı kağıda basmaya çalışırlar. Bu kişilere önerimiz biraz daha çevre dostu olmaları ve mesajı basmadan önce ekran üzerinden ön izleme yapmalarıdır. Böylece kağıt ve toner ziyan etmenize gerek kalmaz.
Eki Olan Mesajlar İçin Bulut Servislerini Seçebilirsiniz
Eğer göndereceğiniz e-postaya yüksek boyutlu bir ek yükleyecekseniz bunu bulut servisleri ile yapın. Çünkü e-postaya eklenen yüksek boyutlu dosyalar indirme süresini oldukça geçiktirecektir. Karşı tarafa böyle bir durum yaşatmamak için dosyaları bulut servislerinde tutarak iletinin içinde link belirtmek en uygun yöntemdir.
